Gegevensbescherming in uw bedrijf

Elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt, dus namen, telefoonnummers of e-mailadressen. Voor bedrijven met klantafspraken geldt dit bijna altijd. Het verwerken is toegestaan, maar je moet daarbij bepaalde verplichtingen nakomen.

Je moet je klanten informeren dat en waarvoor je hun gegevens opslaat, hoe lang, op welke rechtsgrondslag, wie de verantwoordelijke is en welke rechten zij hebben. Belbo doet dit automatisch per e-mail, bij elke online boeking en zodra je in de agenda een e-mailadres invoert. Voor klanten zonder e-mailadres leg je een schriftelijke informatie in de winkel klaar.

Ja, op je website en social-mediapagina's, duidelijk vindbaar gelinkt. Ook je online boekingsmodule heeft er een nodig. Daarvoor is er in Belbo de Privacy-assistent: je geeft aan welke functies je gebruikt, en Belbo maakt passende bepalingen voor je boekingspagina, desgewenst met eigen aanvullingen.

Ja. Wie een cloudsoftware gebruikt, laat gegevens in zijn opdracht verwerken en heeft daarvoor een contract met de aanbieder nodig. Het contract met Belbo vind je in de accountinstellingen, en daar sluit je het elektronisch af. Dat kan met elke login die contractrechten heeft.

Dat hangt ervan af hoeveel personen in jouw bedrijf regelmatig met klantgegevens werken en welke gegevens je verwerkt. Vooral als je gezondheidsgegevens verzamelt, laat je dat best kort door deskundigen controleren. Heb je een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, dan vul je die in Belbo in, en die verschijnt automatisch in je privacyverklaring.

Een overzicht van welke gegevens je voor welk doel, hoe lang en op basis van welke rechtsgrondslag verwerkt. Elk bedrijf dat gegevens verwerkt, zou er een moeten bijhouden. Voorbeeldsjablonen hiervoor bieden bijvoorbeeld de Kamers van Koophandel en ambachtskamers aan.

Zij kan op elk moment te weten komen welke gegevens je over haar opslaat en verlangen dat deze worden verwijderd. Via de online boeking kan je klantenkring hun gegevens zelf veilig opvragen. Komt er een verzoek binnen, ontvang je een bericht op het e-mailadres van je locatie.

Om fiscale redenen moet je bepaalde gegevens tot tien jaar bewaren, bijvoorbeeld kassagegevens en jaarrekeningen. Wenst iemand verwijdering, dan wordt die persoon uit je klantenbestand verwijderd, terwijl de fiscaal relevante gegevens in de jaarrekeningen behouden blijven. Belbo verwijdert niet automatisch na een termijn; dat beslis je zelf.

Bij een inzageverzoek ziet je klant alle gegevens die je over hem of haar opslaat. Opmerkingen over bijvoorbeeld stiptheid horen daarom niet in het klantendossier. Prestatiegerelateerde gegevens, zoals kleurrecepturen, resultaten van een huidanalyse, apparaatinstellingen of stroomsterktes bij EMS-training, kun je als bedrijfsgeheim markeren. Ze worden dan bij een inzageverzoek niet getoond. Controleer goed wat er in jouw branche echt onder valt.

Ja. Gegevens over gezondheid, allergieën, medicatie of zwangerschap behoren tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens volgens art. 9 AVG. Je moet alleen vastleggen wat je voor de behandeling echt nodig hebt, en je moet de uitdrukkelijke toestemming van je klanten vragen. Hoe dat in jouw situatie precies moet worden ingericht, bespreek je het best met een privacyconsultant.

Uw klanten vullen de anamnesevragenlijst ter plaatse op de iPad in of vooraf per e-mail en ondertekenen digitaal. Zo is ook de toestemming gedocumenteerd. Bij behandelreeksen vraagt u de anamnese voor elke sessie opnieuw af; eerdere versies blijven in het klantdossier bewaard.

Dat bepaal jij. Elke login krijgt eigen rechten, en een medewerkerslogin kan zo worden ingesteld dat het helemaal geen klantgegevens ziet.

Ja, wijzigingen in klantgegevens worden geregistreerd.

Alleen als je Belbo zelf via de MCP-interface met een AI-assistent verbindt. Dan kan de assistent toegang krijgen tot de gegevens van je account, en afzonderlijke velden kunnen daarbij niet worden uitgesloten. Controleer vooraf of dit past bij je privacybeleid .

Ja, mits je klanten hebben ingestemd en je dat kunt aantonen. Belbo verstuurt nieuwsbrieven, verjaardagsgroeten, beoordelingsverzoeken en reactivatie-mails alleen naar klanten met een geldige marketingtoestemming, en elk bericht bevat een uitschrijflink.

Afspraakherinneringen, bevestigingen en mededelingen over gewijzigde openingstijden zijn geen reclame, zolang je er niets reclamatoirs aan toevoegt. Verjaardags- en feestdagengroeten, reactiveringsmails en verzoeken om een beoordeling gelden als reclame en vereisen een toestemming.

Ook die zijn toegestaan met toestemming. Elke sms vanuit Belbo bevat een link om je af te melden. Voor klanten zonder e-mailadres vraag je de toestemming schriftelijk op en upload je de scan in het klantprofiel.

Vraag ze dan opnieuw op. De installatie-assistent in je Belbo-agenda helpt je daarbij. Wie geëxporteerde klantgegevens in een andere marketingtool gebruikt, moet daar zelf letten op de toestemmingen .

Iedereen die met klantgegevens werkt, moet de regels kennen. Een ondertekende geheimhoudingsverklaring is gebruikelijk, en voorbeelden daarvan zijn beschikbaar bij de beroepskamers. In Belbo krijgt elke login eigen rechten. Zonder het recht “Klantendatabase” kunnen medewerkers afspraken invoeren, maar niet de volledige klantendatabase inzien of exporteren.

Ook die zijn beschermd. Foto's en namen van je team in de onlineboeking tonen je alleen met toestemming van de betreffende persoon. In Belbo kun je in plaats van de volledige naam een weergavenaam kiezen en in plaats van een foto een avatar gebruiken.

In datacenters in Duitsland, aangevuld met een ruimtelijk gescheiden back-up in Frankrijk, beide binnen de EU. De overdracht is volledig versleuteld en de gegevens worden regelmatig geback-upt.

Ja, aan Belbo als verwerker. Je moet je klanten hierover informeren; de privacyverklaring van je online boeking regelt dat. Alle subverwerkers van Belbo zijn contractueel aan de AVG gebonden. Gebruik je zelf nog andere diensten, dan vul je die aan in de privacyverklaring van je online boeking.

Met de tweefactorauthenticatie. Bij de online boeking kun je de registratie van je klanten extra beveiligen met een sms-TAN of een bevestigingslink.