Protection des données dans votre entreprise

Chaque entreprise qui traite des données personnelles, c'est-à-dire des noms, des numéros de téléphone ou des adresses e-mail, est concernée. Pour les entreprises qui gèrent des rendez-vous avec des clients, c'est presque toujours le cas. Le traitement est autorisé, mais vous devez respecter certaines obligations .

Vous devez informer votre clientèle que vous enregistrez ses données et pourquoi, pendant combien de temps, sur quelle base juridique, qui est responsable et quels droits elle possède. Belbo le fait automatiquement par e-mail, lors de chaque réservation en ligne et dès que vous saisissez une adresse e-mail dans le calendrier. Pour les clients sans adresse e-mail, mettez à disposition une information écrite dans le magasin .

Oui, sur votre site et vos pages de réseaux sociaux, facilement accessible via un lien. Votre réservation en ligne en a également besoin. Pour cela, Belbo propose le Assistant de confidentialité : vous indiquez les fonctions que vous utilisez, et Belbo génère des dispositions adaptées pour votre page de réservation, avec, si vous le souhaitez, vos propres compléments.

Oui. Qui utilise un logiciel cloud fait traiter des données pour son compte et a donc besoin d'un contrat avec le prestataire. Vous trouverez le contrat avec Belbo dans les paramètres de votre compte, où vous pouvez le conclure électroniquement. Cela fonctionne avec chaque identifiant qui dispose du droit contractuel.

Cela dépend du nombre de personnes qui travaillent régulièrement avec des données clients dans ton entreprise et des données que tu traites. Surtout si tu collectes des données de santé, fais-les vérifier rapidement par des spécialistes. Si tu as désigné une personne, saisis-la dans Belbo, et elle apparaîtra automatiquement dans ta déclaration de confidentialité.

Une vue d'ensemble des données que vous traitez, dans quel but, pendant combien de temps et sur quelle base juridique. Chaque entreprise qui traite des données devrait en tenir une. Des modèles à cet effet sont proposés par exemple par les chambres de métiers et les chambres de commerce .

Elle peut à tout moment savoir quelles données vous stockez à son sujet et exiger leur suppression. Via la réservation en ligne, votre clientèle peut consulter elle-même ses données de manière sécurisée. Dès qu'une demande arrive, vous recevez un message à l'adresse e-mail de votre établissement.

Pour des raisons fiscales, tu dois conserver certaines données pendant jusqu'à dix ans, par exemple les données de caisse et les bilans. Si quelqu'un demande la suppression, la personne est retirée de ta base de données clients, mais les informations pertinentes sur le plan fiscal restent conservées dans les bilans. Belbo ne supprime pas automatiquement après un délai ; c'est toi qui décides.

Lors d'une demande d'information, votre clientèle voit toutes les données que vous enregistrez à son sujet. Les remarques concernant par exemple la ponctualité n'ont donc pas leur place dans le fichier client. Vous pouvez marquer les indications liées aux prestations, comme les formules de couleur, les résultats d'une analyse de la peau, les réglages d'appareils ou les intensités de courant en entraînement EMS, comme secret d'entreprise. Elles ne seront alors pas affichées lors d'une demande. Vérifiez bien ce qui relève réellement de cette catégorie dans votre secteur.

Oui. Les données relatives à la santé, aux allergies, aux médicaments ou à une grossesse font partie des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 RGPD. Vous devriez ne collecter que ce dont vous avez réellement besoin pour le traitement et obtenir le consentement explicite de votre clientèle. Pour savoir précisément à quoi cela doit ressembler dans votre cas, le mieux est de consulter un conseiller en protection des données.

Votre clientèle remplit le questionnaire médical sur place, sur iPad, ou à l'avance par e-mail, et signe électroniquement. Ainsi, le consentement est également documenté. Pour les séries de traitements, nous redemandons l'anamnèse avant chaque séance, les versions antérieures restent conservées dans le dossier client.

Vous le déterminez. Chaque identifiant reçoit ses propres droits, et un identifiant employé peut être configuré de manière à ne voir aucune donnée client .

Oui, les modifications apportées aux données client sont journalisées.

Seulement si vous connectez vous-même Belbo à un assistant IA via l'interface MCP. Dans ce cas, l'assistant peut accéder aux données de votre compte, et il n'est pas possible d'exclure des champs individuels. Vérifiez au préalable si cela correspond à votre concept de protection des données.

Oui, à condition que votre clientèle ait donné son accord et que vous puissiez le prouver. Belbo n'envoie les newsletters, les vœux d'anniversaire, les demandes d'avis et les e-mails de réactivation qu'aux clients disposant d'un consentement marketing valide, et chaque message contient un lien de désinscription.

Les rappels de rendez-vous, confirmations et informations sur les horaires d'ouverture modifiés ne sont pas de la publicité, tant que vous n'y ajoutez rien de promotionnel. Les vœux d'anniversaire et de fêtes, les e-mails de réactivation et les demandes d'avis sont considérés comme de la publicité et nécessitent un consentement.

Celles-ci sont également autorisées avec consentement. Chaque SMS envoyé depuis Belbo contient un lien pour se désinscrire. Pour les clients sans adresse e-mail, vous recueillez le consentement par écrit et téléchargez le scan dans le profil client .

Redemandez-leur alors leur consentement. L'assistant de configuration de votre calendrier Belbo vous y aide. Si vous utilisez des données clients exportées dans un autre outil marketing, vous devez vous-même veiller aux consentements dans cet outil.

Toutes les personnes qui travaillent avec des données clients devraient connaître les règles. Une déclaration de confidentialité signée est courante, et les chambres professionnelles proposent des modèles. Dans Belbo, chaque identifiant reçoit des droits propres. Sans le droit « Base de données clients », les collaborateurs peuvent saisir des rendez-vous, mais ne peuvent ni consulter ni exporter l'ensemble de la base de données clients.

Ceux-ci sont également protégés. Les photos et les noms de votre équipe dans la réservation en ligne ne sont affichés qu'avec le consentement de la personne concernée. Dans Belbo, vous pouvez choisir un nom d'affichage au lieu du nom complet et utiliser un avatar au lieu d'une photo.

En centres de données en Allemagne, avec en plus une sauvegarde géographiquement séparée en France, les deux au sein de l'UE. La transmission est chiffrée de bout en bout, et les données sont sauvegardées régulièrement.

Oui, à Belbo en tant que sous-traitant. Vous devez en informer vos clients ; les dispositions relatives à la protection des données de votre réservation en ligne s'en chargent. Tous les sous-traitants ultérieurs de Belbo sont contractuellement liés au RGPD. Si vous utilisez vous-même d'autres services, ajoutez-les dans les dispositions relatives à la protection des données de votre réservation en ligne.

Avec l'authentification à deux facteurs. Lors de la réservation en ligne, vous pouvez en plus sécuriser l'inscription de votre clientèle par code TAN par SMS ou par lien de confirmation .